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          如何選購考勤軟件 你真的知道嗎?

          發布時間:2015-03-17 19:00:30  來源:深圳市仁勤科技有限公司  作者:人臉識別系統

            目前國內企業應用考勤成功率很低,70%以上的企業,都沒有達到上考勤系統預期要達到的目標,更多的企業是上完后才發現找了一堆的麻煩。究其原因,一是不完全清楚要管理好考勤需要達到哪一個層次的管理水平,二是面對眾多的考勤管理軟件,有隨機免費送的,有集成平臺下的考勤模塊,有專業的考勤管理軟件,報價從幾千元到幾十萬,這些軟件到底有什么區別,能夠滿足到那個層次的管理。本文總結了考勤管理的五個管理層次,用戶只需對號入座,不是越便宜越好,也不是功能越多越好,適合自己的才是最好。簡單地說就是首先要明白自己需要什么,然后了解對方能做到什么。選擇能夠達到自己管理層次的考勤軟件 ,就能達成應用考勤系統的預期目標,并使投資收益最大化。

            對員工的考勤管理,分為五個層次,管理的先進程度依次序上升。

            管理考勤的五個層次如下:

            1、有準確的簽到數據:考勤管理最基本的需求,使考勤管理有客觀依據。

            2、準確統計員工考勤:軟件可以替代人工記錄和手工統計

            3、 規范管理流程、合理有效:考勤管理按照規范的流程進行,管理規范有效。

            4、 假勤、加班的合規性管理:年假、加班等自動管控,合乎法律法規的要求,避免勞動力管理風險。

            5、 領導決策支持系統:各種圖表直觀展現員工出勤、加班、休假達成率的分析等,直觀的駕駛艙為領導提供決策支持。

            上述五大管理需求,如果不能滿足低層次的需求,高層次的需求肯定滿足不了,也就是說,一套考勤管理軟件,如果低層次的功能達不到,其中做的高層次的功能完全沒有意義,因為高層次的需求,是建立在低層次的有效管理基礎上。

            一、 有簽到數據

            這是最低級的考勤管理需求,目前很多的中小企業對考勤管理的理解就停留在這一層次,那就是購買考勤機?记跈C+隨機免費的考勤管理軟件就是滿足本級需求的,員工在考勤機上簽到,在免費的考勤軟件上可以查詢員工的簽到數據。

            準確客觀的簽到數據,是考勤管理的基礎,第二級的準確統計考勤,是建立在以簽到數據為基礎,因此,簽到數據準確反映員工上下班時間點,是考勤管理的基礎。

            二、 準確統計員工考勤

            準確統計員工考勤才是五級管理中最重要、難度最大的一級。

            最重要,是因為考勤軟件能夠準確分析每天的出勤、缺勤、核銷請假,月底準確統計考勤,才能為薪資發放提供準確的出勤依據,才能使考勤管理脫離人工記錄和手工統計,才能真正減輕考勤統計的工作量,提高統計的準確性和客觀性。

            最重要還因為下面的三級更高級的管理,都需要基于考勤軟件能夠準確分析出勤,準確統計出勤的基礎上,否則就不可能做到假勤、加班的合規性管理,提供的數據也沒法作為領導的決策支持的依據。

            難度最大,是因為不同的企業,班次復雜程度、考勤統計規則、請假匹配原則都不同,而幾百幾千甚至幾萬員工每天的出勤,各種特殊情況很多,考勤軟件只要有一種特殊情況解決不好,就會有幾百人月底的統計結果是錯誤的,幾個特殊情況解決不好,月底的考勤統計結果就完全不能用來計算工資了,只好回歸到每個考勤員人工核算統計,那么,本級的管理功效統統歸零,不對,實際上是為負,因為,現在上了電腦考勤,電腦上做一遍,手工再做一遍,統計考勤的工作量不僅沒減少還增加了。

            所以,選購考勤管理管理軟件,一定要結合本單位班次和考勤管理規則的復雜程度,選擇匹配需求的考勤管理軟件。例如:一般EHR、一卡通系統或者OA等應用軟件平臺中所帶的考勤管理子系統,對于機關事業單位,班次簡單,管理規范,幾乎都是正常班的考勤管理需求,可以做到準確統計出勤,但這些系統中所帶的考勤管理模塊,不能解決企業復雜排班的考勤管理問題,面對考勤管理規則復雜,各種特殊情況都會出現的人數眾多的企業考勤需求,這些軟件無法做到統計準確。因此,也使得這些軟件中的其它高級的考勤管理功能成為擺設。

            那么,對于人數眾多、班次復雜的企事業單位,要想達到本級準確統計員工出勤的目標,必須應用專業的考勤管理軟件。一般的考勤軟件,很難周到地考慮到各類企業考勤管理中碰到的種種特殊的情況,并在軟件中進行合理設計加以實現。

            有的用戶會這么想,分辨是否專業很難,好壞只有用過才知道,所以,要求提供試用。實際上,試用可以增加對軟件好壞的判斷,但仍然解決不了判斷軟件是否面對各種復雜的考勤情況都能準確統計的問題。因為,一般試用都不是全員全月,這樣工作量太大,也影響正常工作秩序,而很多特殊情況,只有在全員全月正式使用才會產生,才能發現問題。

            三、 規范管理流程、合理有效

            能夠通過第二級準確統計考勤的門坎的考勤管理軟件已經鳳毛麟角了,可以按照更高層級的管理指標考察考勤軟件的性能了。

            我們知道,考勤管理的漏洞,不僅會增加企業勞動力成本,而且破壞公平公正的企業文化,如虛報加班時間、瞞報事病假等,保證考勤管理的客觀性,必須依靠規范的管理流程,使考勤管理合理有效。

            建立規范的考勤管理流程,考勤軟件必須具備二大功能,一是嚴格細致的權限劃分,二是請假、加班、補簽卡的通用審批流程。

            嚴格細致的權限劃分,保證各級管理人員只能按照規定的權限操作,不能越權,使各級管理人員的管理,都處于全方位的監督管控之中,保證了考勤管理的客觀性。

            根據權限設置通用的請假、加班、補簽卡的審批流程,滿足通過網絡協同管理考勤,不僅提高了管理效率和及時性,而且,理順了管控流程,使考勤管理合理有效。

            四、 假勤、加班的合規性管理

            《勞動合同法》的實施,越來越多的勞動爭議正使企業的管理成本不斷上升。勞動力假勤、加班的合規性管理,不僅可以避免不必要的管理成本、提升效率,而且員工的勞動價值也可以得到應有的尊重。

            假勤的合規性管理,包含員工的年假、病假、婚假、產假等等,合乎勞動法規范的管控。如:年假,考勤軟件應該在每年初自動計算員工的當年年假標準,每月統計年假已休和結存,一方面控制員工休超,另一方面滿足員工和領導對剩余假期的查詢。

            加班的合規性管理,就要更復雜得多,如:根據刷卡數據和加班單按最小時長計算的規則,制造業節日加班的自動計算規則,加班轉存休,員工存倒休的管控功能,滿足制造業綜合工時管理的功能等等。

            假勤、加班的合規性管理,不僅可以控制勞動力管理風險,而且可以指導管理者合理安排休假和休班,節約勞動力成本。

            五、 領導決策支持系統

            在上述四個層級的準確有效管理下,領導需要通過各種圖表、直觀的駕駛艙給予管理決策支持。

            例如:按照各個單位顯示的年假達成率樹狀圖,可以讓領導直觀看到員工休年假的達成百分比,領導可以合理安排員工休完年假,減少年底需要給三倍加班的成本支出。

            對于各個企事業單位,可以對照上述考勤管理的五個層次,來指導自己挑選適合自己的考勤管理軟件,只管到了低層次,購買高級的軟件,高層次的軟件功能用不上,浪費投資;需要管到高層次,可是購買的軟件,只能滿足低層次,結果肯定用不好。只能滿足低層次的軟件,分二種,一種是只有低層次的功能,第二種是看起來有高層次的功能,實際上,由于低層次的功能沒做到位,使得高層次的功能只是擺設,沒有實際用處,例如:員工月考勤統計都不準確,就談不上合規性管理員工假勤和加班,駕駛艙就無法給領導提供準確的依據。

            對于一個具體的單位,可以根據自己的管理需求和選購的考勤軟件滿足的功能,進行軟件級別定位。如:EHR的考勤管理模塊,對于一般機關事業單位,軟件層級是3.5級,也就是說,都是標準班統計準確沒問題,一直到第四級的合規性管理,可以滿足一部分;而對于復雜排班的企業單位,就只能算1.5級軟件,也就是說第二級還不能全部滿足,在第二級中只能滿足標準班統計準確。

            尊敬的讀者,如果本文對您如何選購合適的考勤軟件有所幫助,您還有很多細節問題心存疑問,歡迎來電探討。

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